Audit de la propriete intellectuelle

L'audit (mot anglais) est défini dans la plupart des dictionnaires comme l'analyse et le contrôle de l'activité d'une entreprise, d'une société, par rapport à ses objectifs, spécialement du point de vue comptable et financier. Les personnes qui opèrent dans cette activité sont des "auditeurs" (auditors en anglais). A l'origine, le terme anglais "auditor" désignait l'expert-comptable ou le commissaire aux comptes, et c'est par extension qu'on l'a appliqué par la suite à bien d'autres domaines que la comptabilité, les banques ou les assurances.

La mise en œuvre des méthodes d'audit a pris de l'ampleur aux États-Unis vers les années trente, dans la comptabilité des entreprises, et s'est étendue par la suite aux banques et aux assurances. Il faut quand même préciser que des cabinets de conseils existaient déjà dans la deuxième moitié du XIXiéme siècle, notamment Coopers & Lybrand, Klynveld Main Goederler, (devenu plus tard KPMG), Ernst & Young, créé en 1894, etc.

De nos jours, ces méthodes sont utilisées dans des domaines aussi divers que l'assurance-qualité, le recrutement et la formation du personnel, l'informatique et bien d'autres encore, mais aussi ce qui est plus récent, la propriété intellectuelle.

L'audit a pour but de vérifier si, et comment, les procédures sont respectées par les services chargés de les appliquer. C'est un contrôle au second degré, non des opérations elle-mêmes, mais des conditions dans lesquelles elles sont effectuées et de leur conformité avec les règles internes et externes (normes, législation, engagements contractuels, règles de déontologie, protection des secrets d'affaires, etc.).

Dans les années qui ont suivi la seconde guerre mondiale, un certain nombre de cabinets d'audit se sont créés ou développés en France et dans les pays anglo-saxons, et leur influence n'a cessé de croître au point qu'on désignait ces organisations sous le nom de "big five", (les cinq grands) ce qui laissait quand même de la place à d'autres. Vers 1970-1980, les noms de PriceWaterhouseCoopers (le n° 1 actuel), Deloitte et Touche (devenu Deloitte Touche Tohmatsu), Ernst et Young, K.P.M.G., Arthur Andersen, étaient hautement respectés (et parfois craints...) dans le monde de la finance internationale.(*)

L'effectif des auditeurs en France à la fin du siècle dépassait les 50 000. Pour l'ensemble du Monde, le leader PricewterhouseCoopers (PwC) employait en 2001 160 000 personnes et générait un C.A. de l'ordre de 25 milliards d'Euros. Chacun sait que les fusions et réorganisations et conflits divers ont provoqué des compressions et de personnel et de structures. Une des raisons de ces difficultés (ce n'est pas la seule) était l'emprise un peu excessive que certains de ces cabinets exerçaient dans la gestion de leurs clients et d'une manière un peu trop directive. L'audit ne doit pas être considéré comme un outil d'intrusion dans la vie d'une entreprise. On l'a sans doute un peu oublié.

A l'heure actuelle (2004), il apparaît que les "big five" ne sont plus que quatre, Arthur Andersen ayant subi quelques déboires, notamment par absorption (ou fusion ?) avec Ernst et Young.

Des informations détaillées sont accessibles sur le site : (en anglais) Audit and Accountancy Mark et Shares, mais il peut y avoir des changements de raison sociale ou autres.

L'audit de la propriété intellectuelle

L'audit juridique, et plus spécialement l'audit de la propriété industrielle, a mis longtemps à entrer dans la pratique courante des entreprises. Peu de publications lui avaient été consacrées ; on peut citer un article du Professeur Jean-Marc MOUSSERON(1) et un mémoire de DESS présenté par Jean-Didier Bedoin (2) en 1987.

Le schéma d'audit que propose Jean-Didier Bedoin comporte cinq rubriques:

- importance relative de la propriété industrielle dans l'entreprise.
- La politique de propriété industrielle de l'entreprise.
- Les procédures de création des droits de propriété industrielle.
- La gestion du portefeuille de propriété industrielle.
- Les autres tâches du service de propriété industrielle.

Francis MARQUER (3) a proposé également, en 1985, un "audit brevets" de l'entreprise à partir de l'analyse de données objectives telles que:

- Budget P.l. de l'entreprise et part qu'il représente par rapport au budget R.& D.
- Coût réel des brevets ( dépôt, procédure, maintien en vigueur).
- Coût des opérations de « recherches d'antériorités » à trois niveaux: élémentaire, moyen et approfondi.
- Pourcentage des brevets exploités
- Durée de vie moyenne des brevets.
- Balance des redevances de licences payées et encaissées, etc.

Un exemple de questionnaire-type pour réaliser l'audit est proposé. Beaucoup d'entreprises auraient avantage à mettre en œuvre ces méthodes d'audit sous des formes adaptées à leur activité et à leurs dimensions. Le problème est de trouver un auditeur compétent en propriété industrielle et ayant un recul suffisant par rapport au service audité et, de préférence, par rapport à l'entreprise elle-même, pour assurer l'objectivité des résultats. L'expérience montre qu'une structure opérationnelle oppose toujours une résistance aux changements, soit par paresse, soit par autosatisfaction...

Nous avons eu récemment connaissance de l'initiative d'un cabinet de juristes (4) qui s'est spécialisé entre autres, dans l'audit de la propriété intellectuelle, et qui a bien voulu nous donner des informations précises sur ses méthodes de travail et ses domaines d'activité, qui sont essentiellement les brevets, les marques, les dessins et modèles, les droits d'auteurs, les sites Web et Intranet et les bases de données.

L'audit mis en œuvre par ce cabinet est un outil d'aide au progrès qui ne doit pas être regardé comme une forme d'intrusion dans la vie de l'entreprise. Il doit permettre d'aider le dirigeant de l'entreprise qui y a recours en lui fournissant des constats, des analyses objectives, des recommandations, en lui faisant apparaître les risques éventuels ou les dysfonctionnements de son entreprise.

L'audit peut être demandé à titre préventif ou à titre curatif. Le client pourra ainsi établir une hiérarchie des risques, définir ses priorités d'action. Quels sont les droits de propriété intellectuelle devant être étudiés par l'auditeur ? Le champ d'investigation dépendra naturellement du type d'entreprise auditée (sociétés d'informatique, industries textiles, secteur alimentaire, chimie, métallurgie etc..), mais également des priorités qui auront été déterminées par le chef d'entreprise.

Sans prétendre à l'exhaustivité, son champ d'action peut se résumer comme suit :

Audit de brevets : Cet audit permet de faire le point sur le portefeuille de brevets de l'entreprise.
- Existe-t-il dans l'entreprise des inventions brevetables, ou des brevets en cours de rédaction, ou en cours d'examen, selon les procédures nationales ou multinationales (brevets européen, P.C.T. etc.)
- Les annuités sont-elles payées régulièrement ?
- Y a-t-il des mesures de protection du savoir-faire, et plus précisément des" secrets de fabrique" ?
- Quels seront les titulaires ?
- Les droits des inventeurs salariés ont-ils été respectés ?
- Quels sont les contrats qu'il conviendra de régulariser ? (contrats de licence de brevets, contrats de cession de brevet, de licence de savoir-faire).
- L'entreprise pratique-t-elle une politique de cession ou d'achat de licences exclusives ou non, ainsi que d'abandons ou de cessions de brevets devenus obsolètes ?

Audit des marques : Cet audit permet de faire le point sur le portefeuille de marques de l'entreprise en se posant les questions suivantes :
- Quelles sont les marques qui ont été déposées ?
- Ont-elles été renouvelées ?
- Ont-elles suffisamment exploitées ?
- Ont-elles fait l'objet de contrats de franchise ?
- Sont-elles valables, distinctives ?
- N'y a-t-il pas des risques de contrefaçon ?
- Existe-t-il des marques gênantes pour lesquelles une action pourrait être envisagée ? ( action en contrefaçon, accord de coexistence)
Il convient également de faire un point sur les différents contrats de licence éventuellement conclu et sur leur opposabilité aux tiers. Il est également possible de compléter cet audit, par un audit portant sur les signes distinctifs de l'entreprise (dénomination sociale, nom commercial, enseigne.).

Audit portant sur les dessins et modèles détenus et/ou créés par une entreprise.
- Ses créations sont-elles protégeables et/ou protégées au titre des dessins et modèles ?
- Quelle stratégie adopter à cet égard ?
- Y-a-t-il eu divulgation des modèles avant leur dépôt ?
- Si des modèles ont été déposés, les formalités de renouvellement ont-elles été accomplies ?
- Il convient de vérifier également si la personne qui a créé le dessin ou le modèle a cédé ses droits à l'employeur, dans le cas où il ne s'agit pas d'une ouvre collective.
- Il convient également de faire le point sur les contrats éventuellement passés par la société avec des sociétés intéressées par leur exploitation ( contrats de cession, contrat de licence).

Audit des droits d'auteur : Il est recommandé de répertorier dans l'entreprise toutes les ouvres et créations qui génèrent des droits d'auteur, de déterminer les titulaires de ces droits et de calculer la durée de protection restant à courir. Enfin, en matière de droit d'auteur également, des contrats de cession et/ou de licence peuvent se révéler nécessaires, dans certains cas (notamment avec les salariés), ou intéressants dans d'autres (notamment avec des personnes souhaitant exploiter les ouvres détenues par l'entreprise).

Audit d'un site WEB et d'Intranet : Il est souhaitable :
- d'identifier l'existant, c'est à dire de vérifier si les formalités légales ont été accomplies (notamment à l'égard de la CNIL).
- de faire le point sur le nom de domaine déposé : A-t-on fait une nécessaire recherche d'antériorité et de vérifier qu'il n'existait pas de marque antérieure ou de nom de domaine antérieur gênant qui pourrait être opposé ?
- Y-a-t-il des noms de domaine qu'il serait intéressant de réserver ?
- Il convient également de faire un point sur les contrats conclu :
- le contrat d'hébergement ; assure-t-il une sécurité suffisante aux données hébergées ?
- le contrat de conception du site : les droits d'auteur sont-ils cédés à l'entreprise ? Une charte a-t-elle été rédigée, quel est son contenu, est-elle opposable aux salariés, a-t-elle été intégrée au Règlement intérieur de l'entreprise ?

Informatique et bases de données :
Il est bon de vérifier les contrats passés entre les fournisseurs et les prestataires informatiques notamment pour analyser les clauses de garantie et de maintenance, l'accès aux codes sources en cas de procédure collective affectant le prestataire, afin de déterminer quels sont les droits de la société sur ces points.
Si les données recueillies sont des données personnelles, il convient de vérifier si la société est au regard de la loi Informatique et libertés (ex. fichiers clients, fichier du personnel, fichiers prospects En conclusion : aux termes de l'audit, le Cabinet établit une note comportant des préconisations par ordre de priorité et d'urgence et un devis des coûts correspondants aux diligences à accomplir et/ou aux actions à mener.

Les beaux jours de l'audit.

D'années en années, les traités, les conventions internationales, les directives, les lois, les décrets, les règlements, les normes, enferment dans un carcan et une complexité croissante l'exercice (souvent périlleux...) de la propriété intellectuelle. Quelle que soit la compétence des praticiens, il y a toujours le risque de perdre pied, par exemple lorsqu'on réduit les effectifs des services de P.I. des entreprises tout en augmentant leur charge de travail. La gestion du quotidien devient tellement lourde qu'elle obère le futur. Les erreurs, les oublis, les dépassements de délais commencent à provoquer des dégats. (J'en parle en connaissance de cause.)

C'est dans de telles situations que la mise en oeuvre d'un audit des services de propriété intellectuelle peut s'avérer efficace et rentable, à condition, bien entendu, qu'il y ait une coopération franche et loyale entre les auditeurs et les service de P.I. Sans nul doute, Il y a encore des beaux jours dans cette activité.

(*) On devrait ajouter aux "cinq grands", en France : Fiducial, Mazars et Guérard, RSM International (ex-Salustro Reyder & al.), Grand Thorton, Groupe Alpha, Altran et quelques autres. . Les "cinq grands" générent près de 50 % du chiffre d'affaire du marché français, dont pas loin d'un milliard d'Euros pour le numéro 1.. Et, aux dernières nouvelles les "big five" pourraient bien devenir les "big four"...

(1) Jean-Marc MOUSSERON, L'audit de propriété industrielle, Les Petites Affiches, n°108, 9 septembre 1985, p. 15-17.

(2) Jean-Didier BEDOIN, L'audit de la propriété industrielle, mémoire de DESS, Institut d'Administration des Entreprises, Aix-en-Provence, 1987. Voir également l'article : "L'audit de la propriété industrielle" dans la Revue française de l'Audit interne, n°92, 1988.

(3) Francis MARQUER, Innovation et management des brevets, Les Editions d'Organisation, PARIS, 1985, p. 243-248

(4) Cabinet BRM Avocats, (SCP), spécialisés en droit de la propriété intellectuelle et spécialement en audit..
Site Web : brmavocats
E-mail : contact@brmavocats.com
Voir également : Rubrique "Adresses URL" : Quelques bonnes adresses.